Introdução
Lançar um pedido de propostas para uma solução de avatar IA em quiosques interativos exige traduzir expectativas de negócio em requisitos técnicos, operacionais e contratuais claros. Este documento propõe um esqueleto pronto a usar para estruturar a RFP, definir critérios de escolha utilizáveis por um comité de seleção e construir um protocolo de prova de conceito (POC) que permita avaliar os candidatos em cenários reais.
O guia cobre as secções obrigatórias do caderno de encargos, rubricas de segurança e governação da base de conhecimento, um modelo de cláusulas a negociar (SLA, suporte, propriedade dos dados) e um protocolo POC operacional. Destina‑se a diretores de TI, responsáveis pela experiência do cliente, compradores de IT e gestores de projeto encarregados do piloto e da seleção de fornecedores.
Estrutura recomendada do caderno de encargos
Para facilitar a comparação das propostas, a RFP deve seguir uma estrutura homogénea. Solicite aos candidatos que preencham cada secção e forneçam provas documentadas, demonstrações funcionais e referências técnicas.
Prevê‑se um formato de resposta padronizado com anexos técnicos e uma grelha de avaliação fornecida aos proponentes, para assegurar uma avaliação objetiva.
Resumo do projeto e âmbito dos locais piloto
Requisitos funcionais detalhados
Especificações técnicas e compatibilidade de hardware
Segurança, privacidade e governação da base de conhecimento
Exploração, manutenção e suporte operacional
Protocolo POC e critérios de aceitação funcionais e técnicos
Requisitos funcionais a formalizar
Enumere de forma precisa os usos esperados do avatar em quiosque ou ecrã: acolhimento, informação de produto, orientação, FAQ específicas e encaminhamento para um serviço humano. Para cada uso, especifique a entrada de utilizador esperada (voz, táctil), canais de saída (voz sintética, texto no ecrã) e o nível de autonomia requerido.
Documente os requisitos linguísticos e de persona. Por exemplo, indique as línguas prioritárias do âmbito e as expectativas sobre a coerência da persona. Lembre‑se de que algumas capacidades multilíngues podem ser providenciadas pela solução: a SANIA pode comunicar em mais de 100 idiomas, mas a RFP deve exigir a qualidade esperada para as línguas alvo e os testes associados.
Modos de interação suportados: apenas táctil, apenas voz ou misto
Casos de uso prioritários a lançar durante o POC
Expectativas de personalização visual e vocal (persona)
Restrições de acessibilidade a verificar no local
Especificações técnicas e compatibilidade
Descreva a infraestrutura alvo: tipo de ecrãs e quiosques, sistema operativo SoC/OS (por ex. Samsung Tizen, Android, Windows). Indique que a compatibilidade efetiva deve ser testada durante o POC, pois a disponibilidade de um SO depende do hardware instalado em cada local. Especifique também restrições de rede, proxy e segurança esperadas.
Solicite informações claras sobre a arquitetura de software: modos de alojamento possíveis (cloud, edge, híbrido), possibilidade de usar vários motores LLM conforme a configuração, e as interfaces expostas (APIs, webhooks) para integrações com POS, CRM ou inventário. Precise que cada integração de terceiros constitui uma fase de integração específica a orçamentar.
Compatibilidade com famílias de SO a especificar por local e a testar no POC
Opções de alojamento propostas e restrições operacionais
Interfaces técnicas disponíveis para integração em tempo real
Requisitos áudio: ASR, TTS e gestão de ambientes ruidosos
Segurança, privacidade e governação da base de conhecimento RAG
A RFP deve detalhar os requisitos de segurança aplicáveis à base documental e às trocas por API. Solicite compromissos quanto à encriptação em trânsito e em repouso, gestão de acessos, segmentação multitenant e possibilidade de auditorias externas. Esclareça também responsabilidades relativas à deteção, eliminação ou anonimização de informações sensíveis fornecidas em entrada.
Inclua uma rubrica sobre a governação dos conteúdos que alimentam a RAG: fluxos de ingestão de documentos, processos de validação humana, periodicidade das atualizações e mecanismos de remoção de informação obsoleta ou incorreta. Evite prescrever um método técnico específico; exija antes provas de processos e de ferramentas que assegurem a qualidade e rastreabilidade das alterações.
Exploração, SLA e cláusulas contratuais chave
Especifique as expectativas operacionais sem fixar valores arbitrários: peça aos fornecedores que indiquem os seus compromissos quanto a disponibilidade, tempo médio de tratamento de incidentes críticos, janelas de manutenção e acompanhamento durante atualizações. Solicite também um plano de continuidade e de restauro após incidentes.
Segue‑se uma lista de cláusulas a integrar ou negociar no contrato: definição dos níveis de serviço esperados, procedimentos de escalonamento e de disponibilidade em regime de plantão, modalidades de suporte e acesso a correções, responsabilidades sobre a segurança dos dados, propriedade intelectual dos conteúdos de negócio e condições de saída em caso de rescisão. Prevê‑se modalidades de validação das entregas na fase POC e um processo claro de aceitação operacional.
Protocolo POC e critérios de avaliação operacional
O POC deve ser concebido como uma avaliação em cenários representativos e reproduzíveis. Peça uma duração e um âmbito adaptados à afluência e às línguas‑alvo, e exija a criação de um ambiente de teste isolado que reproduza a configuração de rede e hardware de pelo menos um local piloto.
Durante o POC, avalie a solução segundo eixos concretos: adequação funcional aos casos de negócio, robustez das integrações por API, comportamento multilíngue, ergonomia vocal em condições reais e capacidade de utilizar a base de conhecimento fornecida. Estabeleça critérios de aceitação baseados em testes pass/fail e em relatórios de anomalias documentados.
Conjuntos de testes funcionais pré‑definidos e replicados no local piloto
Cenários de integração com sistemas de negócio simulados ou reais
Testes multilíngues nas línguas prioritárias e observação de utilizadores
Testes de robustez em caso de indisponibilidade de um serviço externo
Grelha de scoring e método decisório (orientação prática)
Proponha uma grelha de critérios agrupados por famílias: pertinência funcional, qualidade técnica e integrações, segurança e governação, exploração e suporte, custo total de propriedade e maturidade do fornecedor. Para a governação da decisão, atribua maior peso aos critérios operacionais e de segurança se o projeto envolver dados sensíveis ou locais de grande afluência.
Para assegurar uma decisão racional, peça aos fornecedores provas verificáveis: demonstrações em vivo, acesso restrito ao backoffice para validação e resultados detalhados do POC. Utilize um comité multidisciplinar reunindo TI, exploração e negócio para compilar os resultados e arbitrar os compromissos entre exigência funcional e restrições operacionais.
Checklist de preparação interna e critérios de aceitação concretos
Antes do envio da RFP, prepare um conjunto de conteúdos de negócio estruturados a fornecer ao proponente para o POC: documentos de produto, FAQs e acessos de leitura aos sistemas necessários (APIs, ficheiros de produto). Identifique claramente os locais piloto e organize a logística (rede, permissões de equipamento, plano de acesso técnico).
Defina critérios de aceitação claros e rastreáveis para a validação final: validação dos casos de uso definidos, demonstração de integrações operacionais, prova de capacidade multilíngue nas línguas‑alvo e conformidade com os requisitos de segurança. Formalize também o processo de correção de anomalias e a entrega das entregas esperadas no final do POC.
Preparar conteúdos de negócio e conjuntos de dados para o POC
Garantir os acessos de rede e API necessários ao proponente
Selecionar pelo menos um local piloto e definir contactos locais
Organizar sessões de observação de utilizadores e de aceitação
Conclusão
Um pedido de propostas claro e estruturado permite comparar ofertas de forma objetiva e reduzir riscos associados ao desdobramento de um avatar IA em quiosque ou ecrã. Exigindo um POC rigoroso, provas técnicas e compromissos contratuais sobre exploração e segurança, reduz‑se a incerteza operacional no arranque em produção.
A SANIA é uma solução de avatar IA conversacional profissional concebida para acolhimento, informação e orientação em ecrã ou quiosque, com disponibilidade 24/7 e capacidades multilíngues reconhecidas. Para testar concretamente a adequação de uma solução aos seus locais piloto, pode solicitar uma demonstração e construir a RFP com base neste modelo.